Nicht nur in der Produktion von Waren aller Art, sondern auch im Büro bzw. in der Verwaltung spielt das Thema Produktivität eine wichtige Rolle. Bei der täglichen Arbeit im Büro gibt es diverse technische Geräte, die hierfür gute Dienste leisten. Der Siegeszug des Computers beispielsweise hat den Arbeitsalltag in Unternehmen geradezu revolutioniert. Heute werden Schriftverkehr, Buchhaltung und vieles mehr fast ausschließlich mithilfe von PCs abgewickelt.

Doch es gibt noch einige weitere Geräte, die ebenfalls die Produktivität im Büro nachhaltig erhöhen. Einige Beispiele dafür möchten wir hier vorstellen.

Kopierer und Multifunktionsdrucker

Es gibt ein Gerät, das heute genauso gebraucht wird wie vor 20 oder 30 Jahren. Die Rede ist vom Kopierer. Zwar hat sich auch seine Technik weiterentwickelt – statt analoger Kopierer verwendet man heute mehr und mehr digitale Geräte. Doch der Kopierer ist in vielen Firmen immer noch von großer Bedeutung, wenn es zum Beispiel um Rechnungskopien oder um die Verteilung eines Dokuments an verschiedene Abteilungen geht.

Kopierer sind praktisch und leicht zu bedienen. Ein Tastendruck genügt, und innerhalb weniger Minuten liefert das Gerät Dutzende oder Hunderte Kopien eines beliebigen Dokuments. In jüngster Zeit haben die Kopierer allerdings Konkurrenz bekommen durch die neue Generation von Multifunktionsdruckern. Wie es ihr Name schon sagt, sind diese Geräte wahre Multitalente. Sie können alles, was ein normaler Drucker auch kann. Mit ihnen lassen sich Texte, Grafiken und Fotos in guter Qualität zu Papier bringen. Darüber hinaus können die meisten Multifunktionsdrucker aber auch Dokumente einscannen, per Fax versenden und kopieren.

Für viele kleinere Gewerbetreibende gehören daher Multifunktionsdrucker inzwischen zur modernen Büroeinrichtung. Aus Unternehmen, in denen täglich Hunderte oder gar Tausende Kopien erstellt werden, sind die größeren Hochleistungskopierer aber auch weiterhin kaum wegzudenken.

Kuvertiermaschinen

In vielen Unternehmen werden Tag für Tag viele Briefe verschickt, daran hat auch der Siegeszug der E-Mail nichts geändert. Angebote, Rechnungen oder persönliche Einladungen zum Beispiel versenden die meisten Firmen auch heute noch in Papierform. Auch bei Werbeaktionen, mit denen die Kunden auf ein neues Angebot oder einen besonderen Service hingewiesen werden sollen, werden oft und gerne mit der Post verschickt. Sie alle per Hand zu falzen und in die Umschläge zu stecken, wäre eine äußerst zeitraubende Aufgabe. Sehr viel schneller und damit auch kostengünstiger erledigt eine Kuvertiermaschine diese Aufgabe.

Die meisten Kuvertiermaschinen kommen mit allen gängigen Papierqualitäten zwischen 60 und 250 Gramm pro Quadratmeter zurecht, sie können die bekannten Briefumschläge in den Formaten C5 und C6 füllen. Erleichtert wird die Arbeit dadurch, dass die Geräte auf einen Schlag mit Hunderten Blättern Papier und der passenden Zahl von Briefumschlägen gefüllt werden können.

Frankiermaschinen

Wer schon einmal eine größere Menge von Briefen auf einen Schlag versenden musste, der weiß, wie mühsam es sein kann, jede einzelne Sendung von Hand zu frankieren. Viel effektiver gestaltet sich die Arbeit mit Frankiermaschinen. An der Frankiermaschine lässt sich das Porto einstellen, das auf den Umschlag aufgedruckt werden soll. Wenn zum Beispiel hundert Rechnungen hintereinander versandt werden sollen, die alle dasselbe Gewicht haben und daher dasselbe Porto erfordern, müssen zwischendurch keine Einstellungen an der Frankiermaschine geändert werden. Sind sowohl kleine C5- oder C6-Umschläge als auch A4-Sendungen zu frankieren, sollten diese zunächst sortiert werden, um maximale Effektivität beim Frankieren zu erreichen.

Laminier- und Bindegeräte

Bei einer Präsentation kommt es nicht nur auf gute Inhalte an, auch die „Verpackung“ muss stimmen. Angebote für Kunden oder eine kurze Darstellung des Unternehmens sollten möglichst ansprechend aufbereitet sein, damit Interessenten tatsächlich zu Kunden werden. Laminier- und Bindegeräte helfen dabei, die Unterlagen in die gewünschte Form zu bringen.

Immobilienmakler stellen die Details zu Häusern und Wohnungen in ausführlichen Exposés zusammen, produzierende Betriebe informieren über ihre Produkte und Herstellungsverfahren. Ein Handwerker präsentiert in übersichtlicher Form seine Leistungen, ein Kosmetikstudio informiert über verschiedene Verfahren. So unterschiedlich die Branchen sind, eines haben sie alle gemeinsam: Sie können mit Hilfe von Laminier- und Bindegeräten den Erfolg ihrer Werbemaßnahmen deutlich steigern.